ORGANIZIMI I PROJEKTIT
YIHR do të krijojë formën e aplikimit, që do të përmbajë të gjitha informacionet rreth kritereve të zgjedhjes së studentëve dhe të dhënat e sistemit të vlerësimit. Bashkë me formën e aplikimit të gjithë kandidatët do të sjellin certifikatën e notave dhe certifikatën që janë studentë të vitit të fundit të studimeve. Kandidatët do ta dërgojnë dokumentacionin përmes postës në adresë të projektit.
Secilit aplikacion të pranuar do ti shënohet numri i referencës dhe do të procedohet në formën elektronike. Gjatë periudhës së pranimit dhe të procedimit të të dhënave aplikacionet që nuk i përmbushin kriteret themelore (1, 2 dhe 3) do të refuzohen. Në të njëjtën kohë do të formohen dy lista radhitëse, lista e parë që do të përfshijë kandidatët e shkencave natyrore dhe teknike dhe lista e dytë që do të përfshijë kandidatët e shkencave shoqërore dhe të arteve. Listat po ashtu do të përmbajnë numrin e referencës, emrin, mbiemrin e kandidatëve dhe notën mesatare në bazë të së cilës do të bëhet radhitja e kandidatëve. Të gjitha aplikacionet dhe listat do ti dërgohen jurisë për vlerësim të mëtutjeshëm.
Juria do të zgjedhë kandidatë të rrethit të ngushtë të cilët pastaj do të intervistohen. Kandidatët e rrethit të ngushtë do të njoftohen dhe ftohen për intervistë përmes e-mailit dhe telefonit.
Gjatë intervistës juria e cila do të jetë e përbërë nga një përfaqësues i YIHR -së dhe dy anëtar të tjerë do të vlerësojnë njohuritë e përgjithshme dhe njohurinë e gjuhëve të huaja. Juria do të intervistojë nga një kandidat në të njëjtën kohë; secili anëtar i jurisë do t’i parashtroj më së paku tri pyetje kandidatit; do të parashtrohen edhe pyetje në gjuhën e huaj të cilën kandidati e ka cekur në formën e aplikimit. Pas procesit të intervistimit juria do të zgjedhë 15 kandidatë dhe lista përfundimtare do të publikohet në ueb sajtin e projektit:www.travellingtoeurope.net . Kandidatët e zgjedhur do të njoftohen gjithashtu edhe përmes telefonit.
Marrja e vizave do të bëhet në bashkëpunim me Ambasadën Gjermane në Prishtinë. Për kandidatët do të organizohet një takim në zyrat e YIHR-së ku ata do të informohen për dokumentet e nevojshme për marrjen e vizave (pasaportat, fotografitë). Certifikatat e fakultetit të cilat kandidatët ua kanë bashkangjitur aplikacionit po ashtu do të shfrytëzohen për çështje të vizave.
Gjatë periudhës së marrjes së vizave, do të bëhet blerja e biletave Inter-rail dhe përgatitja e parave për shpenzime të cilat do tu jepen studentëve në ditën e fillimit të udhëtimit.
Studentët do të fillojnë udhëtimin e organizuar nga Prishtina deri në Berlin ku për të gjithë do të jetë i siguruar akomodimi në bujtina rinore për një natë. Ndërsa Fondacioni Robert Bosch do të organizojë pritje të gjithë studentët nga vendet e Ballkanit Perëndimor pjesëmarrës të projektit në vendet e tyre. Nga Berlini secili sipas dëshirës së vet mund të vazhdojë udhëtimin përmes stacioneve hekurudhore të Evropës në vendet tjera ku vlen regjimi i vizave Schengen.